Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 19 de julio de 2026

Esta política describe cómo SwimTrack recolecta, usa y protege los datos personales de quienes usan la plataforma, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas de protección de datos personales de Colombia (régimen de habeas data), así como de la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) en lo relativo a datos de menores de edad.

1. Responsable y encargado del tratamiento

Cada escuela o liga que contrata SwimTrack (el "Cliente") es la Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus alumnos, padres, entrenadores y personal administrativo, ya que es quien decide qué información cargar y con qué finalidad. Developer Solutions, como proveedor de la plataforma SwimTrack, actúa como Encargado del Tratamiento: procesa esos datos únicamente siguiendo las instrucciones del Cliente y para prestar el servicio contratado, sin usarlos para fines propios ni cederlos a terceros.

2. Datos que se recolectan

Según el rol del usuario, la plataforma puede tratar:

• De administradores, entrenadores y secretaría: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), rol dentro de la escuela.
• De los nadadores (incluyendo menores de edad): nombre completo, fecha de nacimiento, número de documento de identidad (cédula o tarjeta de identidad), categoría y grupo de entrenamiento, tiempos y resultados deportivos, asistencia a entrenamientos, estado de pago de cuotas.
• De padres, madres o acudientes: nombre, correo electrónico, y su relación con el nadador, cuando se les da acceso a la plataforma para ver la información de sus hijos.

3. Datos de niños, niñas y adolescentes

La mayoría de los nadadores registrados en SwimTrack son menores de edad. El tratamiento de sus datos se realiza respetando el interés superior de niños, niñas y adolescentes, sus derechos fundamentales y garantías, conforme a la Ley 1098 de 2006. Por esta razón:

• Es responsabilidad de cada escuela cliente contar con la autorización previa, expresa e informada del padre, madre o acudiente legal antes de cargar los datos del menor en la plataforma.
• Los datos de los nadadores solo se usan para las finalidades propias de la gestión deportiva y administrativa de la escuela (control de asistencia, seguimiento de rendimiento deportivo, cobro de cuotas, participación en competencias y rankings).
• SwimTrack no utiliza los datos de los menores con fines publicitarios ni los comparte con terceros ajenos a la escuela.

4. Finalidad del tratamiento

Los datos se tratan para: administrar el registro de alumnos de la escuela, controlar asistencia, generar y hacer seguimiento de cuotas, registrar y analizar tiempos deportivos, generar rankings departamentales y nacionales entre escuelas de la plataforma, enviar notificaciones relacionadas con el servicio (recordatorios de competencias, cuotas vencidas, resultados), y permitir la facturación del servicio al Cliente.

5. Aislamiento entre escuelas (multi-tenant)

SwimTrack es una plataforma multi-escuela: cada escuela cliente solo puede ver y administrar los datos de sus propios alumnos. El equipo de SwimTrack (rol de superadministrador de plataforma) no tiene acceso a los datos individuales de alumnos de las escuelas clientes — únicamente a información agregada necesaria para la operación del negocio (cantidad de alumnos, estado de la suscripción y facturación).

6. Derechos de los titulares

Como titular de los datos (o como padre/madre/acudiente de un menor titular), usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Estas solicitudes deben dirigirse en primer lugar a la escuela o liga (Responsable del Tratamiento) donde el nadador está inscrito. Si necesita ayuda para identificar el canal de contacto de su escuela, o tiene una solicitud relacionada con el funcionamiento técnico de la plataforma, puede escribir a contacto@swimtrack.co o por WhatsApp a +57 305 374 4065.

7. Seguridad de la información

SwimTrack implementa medidas técnicas razonables para proteger la información: contraseñas almacenadas con cifrado (hash), comunicación cifrada (HTTPS), control de acceso basado en roles, aislamiento de datos entre escuelas, y copias de seguridad periódicas de la base de datos.

8. Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige desde la fecha de su publicación y se mantendrá vigente mientras SwimTrack preste el servicio. Podrá actualizarse para reflejar cambios normativos o del servicio; la fecha de última actualización se indica al inicio de este documento.